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Vence tu adicción al correo electrónico: 5 maneras de hacerlo

Nadie lo confiesa, pero en realidad pocas son las personas que quieren vencer su adicción al correo electrónico. En primer lugar porque es una dependencia difícil de superar: hay quien afirma que es más fácil dejar de fumar… Y en segundo lugar, porque muchos esperamos secretamente que el correo electrónico nos depare alguna agradable sorpresa… a pesar de las ingentes cantidades de basura que recibimos, y de los constantes requerimientos de tiempo y esfuerzo –a veces poco justificado- que traen consigo algunos correos entrantes… No importa cuánto nos frustren, nuestra atención está constantemente centrada en el correo electrónico de nuestro móvil, tablet u ordenador. Allí donde vayamos, allí está nuestra bandeja de entrada para controlar nuestras vidas.

“Es que esta adicción me da vidilla…” “Desde que se ha inventado el correo electrónico soy otra persona…” “Si no fuera por el correo electrónico me entregaría a alguna otra adicción con más nefastas consecuencias…” No se hable más. Si este es tu caso no sigas leyendo. Pero si tu problema es como el de la mayoría de nosotros, que sin comerlo ni beberlo nos pasamos de dos a seis horas diarias atendiendo el correo… dejando de lado lo que de verdad es importante en nuestro cometido laboral (pensar, crear, priorizar, gestionar, resolver,….), entonces quizás te ayuden a reflexionar las siguientes ideas clave para la gestión eficaz del correo electrónico.

1. Deja de estar constantemente atento al correo entrante. Realiza a primera hora de la mañana o el día anterior, una lista priorizada de cosas a realizar en la jornada. Desactiva cualquier señal visual o acústica que acompañe la entrada de un nuevo correo, y centra tu atención en esta lista. Verás que no ocurre absolutamente nada horroroso… contrariamente a lo que piensas. Si alguien tiene una urgencia absoluta de conectar contigo, te llamará por teléfono; y si no es el caso… aprenderá que no eres de los que contestan los correos de inmediato, y la próxima vez se lo pensará dos veces antes de enviarte un nuevo e-mail.

2. Consulta tus correos entrantes solo dos veces al día. En una gran mayoría de funciones laborales es posible hacerlo así, sin que pase absolutamente nada. Abandona por tanto la costumbre de tener constantemente abierto tu correo electrónico en una pestaña de tu pantalla, y te ahorrarás el dispendio de tiempo y energía que supone  acceder y salir continuamente de esta pestaña, con la finalidad de “ver qué pasa”…. Esta manera de trabajar disminuye tu concentración en lo que estás haciendo, y en general no favorece una actividad cerebral productiva.

3. Procura mantener tu bandeja de entrada vacía… pues aunque no lo creas, es posible hacerlo por lo menos durante un rato cada día. Y además, te proporciona esta serenidad y despreocupación que necesitas para emprender tareas de mayor calado, al no tener correos pendientes de responder. Como hemos visto, no se trata de responder inmediatamente cada correo entrante. Aparte de trabajar en tu correo en horarios o momentos concretos previamente escogidos, la clave es trabajar los correos de manera organizada:

     a. Utiliza los filtros disponibles, para no dedicar tiempo a los e-mails que no lo merecen.
     b. Prioriza por orden de importancia tus correos entrantes, antes de contestar.
     c. Haz uso de la opción de cambiar de carpeta tus mensajes.
     d. Utiliza el sistema de etiquetado que se te ofrece, para clasificar tus e-mails.

4. Utiliza técnicas de lectura eficaces. Utiliza la “regla de los dos minutos”: si eso es lo que tardarías en leer y contestar un determinado correo, hazlo inmediatamente aunque no sea prioritario. Tomaría más tiempo etiquetarlo con un “hacerlo después”… y luego hacerlo de todos modos.

Muchos correos en los que estás en copia y que se te envían bajo el supuesto “para tu información”, en realidad nunca deberían ser leídos. Sin embargo si aun te quedan dudas al respecto, almacénalos en una carpeta de “pendientes de leer” y míratelos cuando tengas tiempo; seguro que no eran urgentes.

5. Fomenta buenos hábitos en tu equipo de trabajo. Una de las mejores maneras de limitar la entrada de correos es proponer a tu gente que te envíe menos… haciendo tu mismo lo propio. Sin embargo a los que les encanta enviarte largas filípicas, explicítales tus deseos de no recibirlas o de leer solo resúmenes muy concisos. Y por supuesto si el tema lo merece, ponte a la disposición para hablar por teléfono o en persona.

Tu mismo deberías tratar de escribir correos efectivos; todo el mundo te lo agradecerá. Los correos sucintos pero relevantes son menos estresantes, y ayudan a ahorrar cantidades ingentes de tiempo (tuyo y de los demás…).

A la mayor parte de nosotros nos abruma el correo electrónico. Aunque el e-mail es una extraordinaria herramienta de comunicación, frecuentemente lo utilizamos con demasiada ligereza. Si lo gestionas con eficacia y efectividad, aumentarás sin duda alguna tu productividad.

¿Conoces alguna otra regla que quizás sea clave para la gestión del correo electrónico?

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